Sự kiện bao gồm một lượng lớn công việc đáng kể trên nhiều hạng mục. Phạm vi, tính chất và mục tiêu của mỗi sự kiện sẽ khác nhau và quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng vậy.
Công ty dịch vụ bảo vệ GFC Security sẽ mang đến cho bạn những hướng dẫn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và cặn kẽ nhất qua bài viết dưới đây.
Mục đích tổ chức sự kiện
- Hỗ trợ khách hàng trải nghiệm hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn một cách trực quan.
- Thiết lập lập quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp tạo niềm tin vững chắc với khách hàng và các đối tác kinh doanh quan trọng.
- Hỗ trợ các đối tác và khách hàng hiểu rõ hơn về thương hiệu mà công ty đang hướng tới.
- Hỗ trợ giao tiếp trực tiếp, hỗ trợ tiếp thị và giới thiệu thương hiệu và tầm cỡ sản phẩm của công ty cho cả khách hàng mới và khách hàng thân thiết.
- Việc quản lý các hoạt động sự kiện giúp tăng doanh thu tại sự kiện.
- Tăng cơ sở dữ liệu về khách hàng tiềm năng của bạn và khám phá các lựa chọn liên doanh.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Trước khi diễn ra sự kiện
Xác định mục tiêu của sự kiện
Chọn chủ đề sự kiện hay xác định mục tiêu sự kiện là một nhiệm vụ quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến cách thức thực hiện kế hoạch. Mục tiêu, đối tượng, phản hồi của người tiêu dùng và thậm chí quy mô của sự kiện thường xuyên ảnh hưởng đến chủ đề của sự kiện. Do đó, chủ đề của sự kiện cần được nghiên cứu kỹ lưỡng bằng cách sử dụng phản hồi của khách hàng và các biến có liên quan.
Dựng kịch bản sự kiện
Việc xây dựng một kịch bản triển khai là điều cần thiết để lên kế hoạch cho một quy trình tổ chức sự kiện thành công. Nhiều kịch bản có thể được sử dụng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Một kịch bản được viết tốt, chất lượng cao là rất quan trọng.
Xác định rõ vai trò của các thành viên trong sự kiện
Một sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi người lập kế hoạch sự kiện phải phân chia công việc cho những người và nhiệm vụ thích hợp. Bởi vì tổ chức sự kiện có nhiều lĩnh vực khác ngoài một việc làm, chẳng hạn như thiết kế, kỹ thuật, quản lý,… Có một nhiệm vụ xác định là rất quan trọng để hoạt động năng suất, hiệu quả. Rõ ràng và trực tiếp khi yêu cầu các thành viên thực hiện các nghĩa vụ của họ một cách nghiêm túc. Tiến độ công việc cũng phải được theo dõi thường xuyên, và những người tham gia phải được khuyến khích và nhắc nhở để thực hiện.
Khi sự kiện diễn ra
Tiến hành theo đúng kịch bản
Bộ phận nhân sự phải tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện đã định trước đó phù hợp với nó để giữ cho các sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch kịch bản đã định.
Mỗi bộ phận được phân bổ phải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả, đúng kế hoạch, đúng thời hạn và không gây ra bất kỳ sự chậm trễ nào có thể ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
Tiến hành công tác dàn dựng
Thông thường, mất hai tuần để lên kế hoạch cho một sự kiện và hoàn thành các hoạt động như:
- Thiết kế và thiết kế sân khấu, banner, backdrop, standee
- Đặt đồng phục
- Cho thuê PG, bảo vệ sự kiện và thiết bị hỗ trợ sự kiện
- Mời những người tham gia (Xin giấy phép tổ chức,…)
- Mời các đối tác kinh doanh và khách hàng.
Để tránh xảy ra sai sót trong các khâu của sự kiện, doanh nghiệp nên chạy duyệt sự kiện từ 1-2 lần sau khi hoàn thành các thủ tục nói trên.
Diễn ra sự kiện
Nhân viên sẽ được điều phối bởi các bộ phận để thực hiện theo đúng quy trình tổ chức sự kiện. Nếu một vấn đề không lường trước phát sinh, mọi người phải cùng nhau tìm ra giải pháp chứ không phải tự mình đưa ra quyết định.
Danh sách kiểm tra và lịch trình của chương trình luôn được lãnh đạo bộ phận theo dõi trong suốt thời gian diễn ra sự kiện để dễ dàng theo dõi các công việc đang thực hiện.
Sau khi diễn ra sự kiện
Toàn bộ quá trình kết thúc với điều này. Nó vẫn rất quan trọng mặc dù nó không đòi hỏi nhiều công việc.
Nhóm xử lý sự kiện có trách nhiệm dọn sạch các tài liệu của sự kiện sau khi sự kiện kết thúc. Trả đồ đã thuê và dọn dẹp khu vực này.
Các phòng ban được yêu cầu gửi báo cáo chi tiết tất cả các công việc đã hoàn thành, những gì đã thành công và những gì chưa. Với mục đích rút ra bài học cho sự kiện sau, bộ phận sẽ chỉnh sửa một báo cáo trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện khi kết thúc, các bộ phận được yêu cầu đưa ra một báo cáo về tất cả các công việc đã hoàn thành, những việc đã làm và chưa hoàn thành, và mỗi bộ phận nên sửa đổi báo cáo từ các khoảng thời gian trước sự kiện để có được kiến thức cho sự kiện sau trước, trong và sau sự kiện.
Tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện theo quy trình chuyên nghiệp
Nhiều vấn đề không lường trước được, chẳng hạn như quấy rối hoặc tai nạn, có thể xảy ra trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Vì vậy, ban tổ chức sự kiện cần cân nhắc tầm quan trọng của việc bảo vệ sự kiện khi chuẩn bị. Nhân viên bảo vệ sự kiện là một thành viên quan trọng khác trong nhóm có nhiệm vụ đảm bảo rằng các hoạt động của sự kiện diễn ra theo kế hoạch và cung cấp các kết quả thương mại cần thiết.
Công việc của nhân viên bảo vệ sự kiện là trực tiếp bảo vệ an ninh cho những người tham dự quan trọng, bao gồm đối tác, người nổi tiếng,… cũng như bảo vệ vị trí khán đài và hậu trường, nơi cất giữ các thiết bị sự kiện quan trọng. Giải quyết nhanh các hành động tiêu cực để ngăn chặn chúng ảnh hưởng đến sự kiện theo đúng quy trình bảo vệ sự kiện chuyên nghiệp.
Dịch vụ bảo vệ sự kiện chuyên nghiệp GFC Security
Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai và các tỉnh thành trên toàn quốc đều đã không lạ với Công ty dịch vụ bảo vệ GFC Security chuyên cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp và uy tín nhất. Có một số loại hình dịch vụ bảo vệ, bao gồm bảo vệ cho các sự kiện lớn nhỏ, người nổi tiếng, người quan trọng, khu công nghiệp, nhà máy, văn phòng công ty, tòa nhà, ngân hàng, chung cư.
- Đội ngũ bảo vệ được đào tạo chuyên nghiệp với tác phong nhanh nhẹn.
- Nguồn tài chính dồi dào để đảm bảo giải quyết các vấn đề về bồi thường thiệt hại tài sản.
- Khi khách hàng muốn thay đổi, luôn có đủ người để triển khai nhanh chóng và đồng bộ hoặc thay thế nhân viên bảo vệ.
- Kiểm soát chất lượng liên tục 24/7: Các đơn vị cơ động và đội tuần tra theo dõi các sự kiện và sẵn sàng phản ứng nhanh chóng với bất kỳ mục tiêu nào.
- Giá cả hợp lý, phí dịch vụ cạnh tranh cao.
- Trách nhiệm vật chất: GFC Security có hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp với mức bảo hiểm 10.000.000.000 đồng cho bên thứ ba, nếu sơ suất của nhân viên bảo vệ dẫn đến tổn hại về thể chất cho người tiêu dùng, chúng tôi sẽ có nghĩa vụ bồi thường.
Để đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự trong thời gian diễn ra sự kiện, giảm thiểu thiệt hại về tài sản, an toàn tài sản cho khách mời, Công ty GFC Securiy luôn đáp ứng tốt nhu cầu thuê bảo vệ sự kiện cho các chương trình lớn, event lớn của khách hàng. tham gia vào sự kiện để đảm bảo rằng nó thành công.
Cùng với khung cảnh sự kiện hấp dẫn, các mối quan tâm về an ninh cũng phải được xử lý cẩn thận nếu sự kiện diễn ra không gặp khó khăn. Điều này hỗ trợ những người tham dự đánh giá cao cả sự kiện và người lập kế hoạch của nó.
Do đó, khách hàng phải nhận thức được khía cạnh an ninh của các sự kiện và lễ hội quan trong như thế nào. Nếu bạn cần một Công ty bảo vệ sự kiện uy tín với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ với Công ty Dịch vụ Bảo vệ GFC Security qua số điện thoại 028.44550247 để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh nhất!
Có thể bạn quan tâm: Những kỹ năng cần có khi bảo vệ tòa nhà, chung cư
