Sự kiện đã trở nên phổ biến và hiện là một ngành công nghiệp phổ biến do sự mở rộng của các phương tiện truyền thông và văn hóa. Hãy cùng GFC Security tìm hiểu thêm về khái niệm tổ chức sự kiện là gì và các nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện!
Tổ chức sự kiện là gì?
Ở Việt Nam, tổ chức sự kiện là một khái niệm còn khá mới mẻ. Tuy nhiên, nó đã trở nên phổ biến và trở thành một ngành công nghiệp phổ biến ở các quốc gia công nghiệp hóa, nơi mà nhiều người đã lựa chọn nó.
Quản lý sự kiện hay còn gọi là tổ chức sự kiện là một quy trình cho phép các nhà lập kế hoạch tương tác với những người tham gia thông qua các hoạt động khác nhau.
Quá trình lập kế hoạch cho một sự kiện sẽ tập hợp một lượng lớn khán giả và những người tham gia cùng nhau vào một thời gian và địa điểm xác định trước được gọi là một sự kiện. Việc quản lý các sự kiện sẽ giúp các nhà lập kế hoạch sự kiện theo những cách như số lần hiển thị và trải nghiệm của khách hàng. Nhìn chung, đây là một nghề có ảnh hưởng không nhỏ đến thân chủ và công ty.
Lợi ích của sự kiện
- Hỗ trợ tạo và phát triển danh tiếng của các công ty, dịch vụ và hàng hóa.
- Nâng cao và chuyển đổi cách người tiêu dùng cảm nhận về thương hiệu, hàng hóa và dịch vụ của các công ty.
- Tận dụng các tác động của phương tiện truyền thông để kết nối với khách hàng mục tiêu của bạn qua việc tổ chức sự kiện.
Phân loại các hình thức sự kiện
Các nhóm định dạng sự kiện bao gồm:
- Tiệc họp mặt kinh doanh: hội thảo, lễ khai trương, hội nghị.
- Các sự kiện của khách hàng, chẳng hạn như họp báo, biểu diễn âm nhạc và giới thiệu sản phẩm.
- Các sự kiện được tổ chức vì lợi nhuận: gây quỹ, đóng góp, và lễ hội.
Mục đích của việc tổ chức sự kiện
Bạn đã biết được tổ chức sự kiện là gì? Vậy mục tiêu của việc tổ chức sự kiện là gì? Mục tiêu cơ bản của tổ chức sự kiện là hỗ trợ quảng bá hình ảnh của công ty hoặc sản phẩm. Thông báo cho khách hàng về hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Việc mở rộng, tìm kiếm khách hàng mới và nâng cao nhận diện thương hiệu đều hỗ trợ cho khả năng tạo ra nhiều tiền hơn của công ty.
Mỗi sự kiện đều có một mục tiêu và khái niệm riêng biệt. Do đó, mức độ uy tín của một sự kiện có thể bị ảnh hưởng bởi các khái niệm được sử dụng lại trong suốt các sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một địa điểm thích hợp, diện tích rộng rãi để có thể chứa được tất cả những người tham dự, tùy thuộc vào quy mô của sự kiện.
Nhiệm vụ của người làm sự kiện
Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đòi hỏi những khái niệm đổi mới, sự sáng tạo, năng lượng và những trải nghiệm thú vị. Các nhà tổ chức sự kiện phải có một tư duy rất cởi mở.
- Trách nhiệm chính của người tổ chức sự kiện là tiến hành nghiên cứu sự kiện và xác định đối tượng mục tiêu. Đặt mục tiêu cho sự kiện và tạo ra các khái niệm chính.
- Tham gia thiết lập cơ sở hạ tầng kỹ thuật của chương trình, bao gồm cả đội ngũ nhân viên. Quản lý và tính toán chi phí, ngân sách và kế hoạch thực hiện các sự kiện.
- Ngay cả khi lĩnh vực tổ chức sự kiện có nhiều khó khăn, một sự kiện thành công sẽ mang lại cho nhân viên những trải nghiệm thú vị và mức thù lao hấp dẫn.
Tầm quan trọng của đội ngũ nhân viên bảo vệ sự kiện
Mục tiêu chính của sự kiện, như đã chỉ ra trước đây là thu hút một lượng lớn khán giả. Vì có rất nhiều người nên tội phạm sẽ rất dễ lợi dụng những người tham dự, do đó nhiệm vụ của đội an ninh sẽ là giữ an toàn cho mọi người, cho dù họ là người tham dự, khách quen, người biểu diễn hay người quan sát. Trách nhiệm chính của nhân viên an ninh sự kiện là tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát đám đông, ngăn chặn sự gián đoạn và nhầm lẫn cũng như cản trở dòng chảy của sự kiện.
Để quản lý được các hoạt động diễn ra bên ngoài sự kiện thì việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện là vô cùng cần thiết bởi vì không ai, kể cả người tổ chức, có thể dự đoán được liệu các sự kiện hoặc khó khăn không lường trước có xảy ra hay không. Ví dụ như cháy nổ xảy ra, có người gây rối, sử dụng vũ khí, tàng trữ trái phép chất ma túy,… Nhân viên an ninh sẽ là người đứng ra xử lý trực tiếp trong những tình huống này.
Trên đây, GFC Security đã chia sẻ cho bạn biết khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện. Để đưa ra câu trả lời lý tưởng và hài lòng nhất, việc tổ chức sự kiện đòi hỏi một mức độ nhạy bén và khéo léo cao. Bạn cần có nhiều kiến thức chuyên môn để có thể rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân để làm được điều đó! Nếu bạn đang cần đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số HOTLINE: 028.44550247 để được tư vấn nhanh nhất và tận tình nhất nhé!
Có thể bạn quan tâm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệ
