Trải qua nhiều năm nghiên cứu làm việc và rút ra kinh nghiệm. Công ty bảo vệ GFC Security đã vận hành được một phương pháp chấm công đặc biệt dành cho nhân viên bảo vệ của mình. Phương pháp này sẽ không giống so với nhiều công ty cùng ngành nghề bảo vệ khác. Nó sẽ hạn chế được sự thấp nhất và gần như không có chuyện nhầm lẫn về ngày công của bảo vệ. Bài viết này sẽ giúp cho các bạn nắm rõ hơn quy định về chấm công cho nhân viên bảo vệ tại công ty chúng tôi nhé.
Quy định về chấm công
Nghề bảo vệ có tính đặc thù khá đặc biệt, một tháng họ có thể làm ở nhiều mục tiêu bảo vệ khác nhau. Không chỉ là nhân viên bảo vệ mà hầu hết các vị trí khác tiền lương là một trong những yếu tố quan trọng. Ngoài mong muốn có được một mức lương cao, thời gian nhận lương đúng ngày. Bảo vệ họ còn mong muốn phải được nhận đúng, đủ số tiền lương mà mình đã làm trong một tháng vừa qua. Những điều “mong muốn” đó tưởng chừng như quá bình thường, nhưng trên thực tế đã có rất nhiều nhân viên bảo vệ vẫn không có được!
Do bị mất hoặc thiếu ngày công dẫn đến bị thiếu lương. Hỏi ra thì không ai có thể giải quyết được! Nguyên nhân chính thông thường sẽ là do việc chấm công của công ty bảo vệ. Nếu như không có các quy định về chấm công cho bảo vệ, việc bị nhầm lẫn thiếu ngày trên là điều khó có thể tránh khỏi được.
Quy định về chấm công cho nhân viên Bảo vệ
Chấm công là một công việc sẽ ghi nhận lại thời gian làm việc thực tế của một nhân viên Bảo vệ. Thông qua việc chấm công sẽ liên quan đến việc tính lương của họ. Do đó việc chấm công cho bảo vệ cần phải được chính xác, kịp thời và minh bạch. Chấm công đúng, đủ để luôn đảm bảo được quyền lợi cho toàn bộ nhân viên bảo vệ để họ có thể an tâm làm việc hơn.
Phương pháp chấm công bảo vệ lỗi thời:
Trước đây, GFC Security cũng như nhiều công ty bảo vệ khác, áp dụng việc chấm công thông qua đội trưởng bảo vệ. Nhưng với các mục tiêu có quân số biến động, kết quả là nhiều nhân viên bảo vệ bị mất công, thiếu công. Đồng thời, đội trưởng và ca trưởng lại được tính nhiều công hơn thực tế. Cần có giải pháp chính xác để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc tính công và lương cho nhân viên bảo vệ.
Cách làm như vậy dễ xảy ra tiêu cực mà còn thiếu đi sự kiểm soát chặt chẽ. Bởi trên thực tế nhân viên họ có đi làm hay không – công ty không biết. Chưa kể họ có thể tự ý đổi ca, đổi giờ làm việc cho nhau nữa. Một người ung dung nghỉ ở nhà nhưng họ vẫn được chấm công, trong khi một người kia lại phải đang làm việc quá nhiều giờ. Từ đó sẽ dẫn đến thiếu sự kiểm soát chat75 chẽ và ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dịch vụ. Do đó, quy định về chấm công của Bảo vệ GFC Security đã được ra đời.
Quy định chấm công Bảo vệ tại GFC Security
Chấm công kết hợp với điểm danh
Tại GFC Security, việc chấm công được thực hiện hàng ngày và cần phải hoàn thành trong ngày. Quản lý nhân sự là người chịu trách nhiệm chấm công cho bảo vệ và làm việc tại văn phòng. Mỗi ngày, Quản lý nhân sự sẽ liên hệ đến cho tất cả nhân viên tại mục tiêu để xác nhận giờ công đã làm. Đối với các mục tiêu có đội trưởng, đội trưởng sẽ báo công thay cho nhân viên và báo lại cho Quản lý nhân sự. Tuy nhiên, Quản lý nhân sự vẫn có thể gọi cho từng nhân viên để xác nhận lại công việc đã làm.
Có thể thực hiện bằng cách khác là Quản lý nhân sự kết hợp cùng với các nhân viên bảo vệ để tạo lập ra những nhóm Zalo. Hàng ngày Nhân viên làm việc ở các mục tiêu bảo vệ sẽ báo công trực tiếp lên nhóm Zalo. Với cách làm này, các nhân viên bảo vệ họ đều sẽ biết được chính xác ngày công của nhau một cách công khai, và minh bạch. Qua đó người quản lý sẽ dùng dữ liệu đó để đưa vào Bảng Chấm Công.
Cách mà công ty chúng tôi chấm công này được gọi là “kết hợp vừa chấm công vừa điểm danh”. Quản lý nhân sự sẽ gọi điện để xác nhận công và giờ làm việc của nhân viên hàng ngày, đội trưởng sẽ báo công cho QLNS nếu có. Việc này giúp cho bộ phận quản lý điều hành biết được tình trạng của nhân viên: ai đang nghỉ bệnh, ai đang nghỉ phép hay ai đang tăng ca. Từ đó, bộ phận quản lý và điều hành có thể có các giải pháp điều chỉnh kịp thời, mang lại hiệu quả thiết thực cho quản lý và điều hành.
Chuyển đổi giờ chấm công từ số sang ký tự
Một phần do nhiều khách hàng chọn thuê bảo vệ làm việc theo thời gian trong ngày khác nhau. Bên cạnh những khách hàng thuê bảo vệ ca 24/7. Cũng sẽ có những khách hàng họ chỉ thuê ca lẻ chỉ một vài tiếng / ngày. Do đó, để thuận tiện hơn cho việc quản lý chúng tôi đã chuyển đổi ca trực, giờ trực của nhân viên bảo vệ về ký hiệu chữ cái như sau:
- A: Thời gian trực 8 tiếng buổi sáng (ca ngày)
- B: Thời gian trực 8 tiếng buổi chiều (ca ngày)
- C: Thời gian trực 8 tiếng buổi đêm (ca đêm)
- FA: Thời gian trực 12 tiếng từ sáng đến chiều (ca ngày)
- FC: Thời gian trực 12 tiếng từ chiều đến sáng (ca đêm)
- D: Thời gian trực 10 tiếng bất kỳ (ca đêm)
- E: Thời gian trực 9 tiếng bất kỳ (ca đêm)
- M: Thời gian trực 24 tiếng (ngày + đêm)
- H: Thời gian trực 11 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- T: Thời gian trực 10 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- Y: Thời gian trực 9 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- X: Thời gian trực 8 tiếng ca hành chính (ca ngày)
- F: Thời gian trực 4 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- I: Thời gian trực 3 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- G: Thời gian trực 2,5 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- N: Thời gian trực 2 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- S: Thời gian trực 1,5 tiếng bất kỳ (ca ngày)
- P: Thời gian trực 1 tiếng bất kỳ (ca ngày)
Ưu, nhược điểm trong quy định chấm công bảo vệ của GFC Security
Việc kết hợp điểm danh và chấm công bảo vệ tại công ty chúng tôi sẽ mang lại nhiều ưu điểm. Đầu tiên, việc điểm danh giúp Bộ phận quản lý điều hành nắm chắc tình hình quân số của các mục tiêu bảo vệ, từ đó có thể điều chỉnh nguồn nhân lực kịp thời. Thứ hai, phương pháp này thuận tiện cho quản lý và điều hành, giúp họ nắm bắt được thông tin chi tiết về tình trạng làm việc của từng nhân viên.
Thông qua việc tương tác trực tiếp đó, hai bên sẽ trao đổi cho nhau những thông tin cần thiết. Ban QLNS công ty có thể kết hợp phổ biến, giải thích các quy định, nội quy của công ty. Nhân viên bảo vệ sẽ có thể trình bày được những nguyện vọng, tâm tư, tình cảm hoặc phản ảnh, thắc mắc điều gì đó.
Ưu điểm tiếp theo của quy định về chấm công cho Bảo vệ của GFC Security là bất cứ khi nào nhân viên bảo vệ họ cũng có thể dễ dàng biết được chính xác tổng số giờ công mà mình đã làm. Qua đó, giúp cho họ dễ dàng tạm ứng tiền lương nếu như có nhu cầu.
Nhược điểm trong quy định về chấm công này là phải tốn thêm chi phí cho bộ máy quản lý. Mỗi một khu vực sẽ phải cần thêm biên chế cho một Quản Lý Nhân Sự bên cạnh Chỉ Huy Khu Vực và Giám Sát Khu Vực.
Trách nhiệm của các bộ phận liên quan trong việc chấm công Bảo vệ
Để thực hiện thành công các quy định về chấm công, các cá nhân và bộ phận cần phải chịu trách nhiệm đầy đủ với công việc của mình. Nhân viên bảo vệ phải thực hiện báo cáo kịp thời và chính xác về ca trực của mình. Đội trưởng phải báo cáo đầy đủ và chính xác về ca trực của các nhân viên trong đội của mình. Chỉ huy khu vực cũng phải chịu trách nhiệm báo cáo ca trực của những mục tiêu riêng lẻ. Quản lý nhân sự có trách nhiệm tổng hợp và chấm công trên hệ thống theo dõi của công ty. Chỉ khi tất cả các cá nhân và bộ phận đều thực hiện trách nhiệm của mình đầy đủ và kịp thời thì quá trình chấm công mới được thực hiện một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
Các cá nhân, bộ phận có trách nhiệm liên quan cần phải tuân thủ về thời gian đã định (deadline). Việc chấm công chậm nhất có thể là hôm nay phải hoàn thành trong ngày hôm qua. Quản Lý Nhân Sự cần phải hoàn thành “Bảng Công Trong Tháng” chậm nhất là ngày mồng 03 Dương lịch hàng tháng. Sau đó sẽ chuyển cho Bộ phận Kế Toán để họ tính lương. Sau ngày 03 Dương Lịch, Bảng Công khi đó sẽ không được phép chỉnh sửa.
Từng cá nhân phải chịu chịu hoàn toàn trách nhiệm về mình cho mọi hậu quả liên quan đến việc chấm công nhầm, bỏ sót, thừa, thiếu ngày công, giờ công của nhân viên và của mục tiêu bảo vệ.
Trên đây là toàn bộ chi tiết quy định về bảng chấm công cho Bảo vệ đang được công ty chúng tôi đã và đang áp dụng triển khai. GFC Security hy vọng thông qua bài viết trên sẽ mang đến nhiều thông tin hữu ích dành cho các bạn qua đó bạn có thể tham khảo lên cho mình một bảng chấm bảo vệ phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé.
>> Xem thêm: 5 tố chất của người Bảo vệ chuyên nghiệp cần phải có
