Bản mô tả công việc Trưởng ban quản lý tòa nhà mới nhất

Tòa nhà/chung cư, nếu muốn đảm bảo được tính an ninh và một môi trường sống lành mạnh. Bắt buộc phải được vận hành và quản lý chuyên nghiệp. Trong đấy, Trưởng ban quản lý tòa nhà đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Đảm bảo cho việc tòa nhà đấy có thể vận hành một cách ổn định nhất. Vậy, Trưởng ban quản lý tòa nhà đóng vai trò gì trong bộ phận quản lý tòa nhà? Hãy cùng GFC Security đi tìm hiểu kỹ về mô tả công việc Trưởng ban quản lý tòa nhà trong bài viết dưới đây.

Xem nhanh

Trưởng ban quản lý tòa nhà là ai?

Ban quản lý tòa nhà được xem là một đơn vị vận hành và quản lý tòa nhà chung cư hoặc tòa nhà văn phòng. Ban quản lý của tòa nhà có thể do chủ đầu tư của tòa nhà, tổ chức quản lý hoặc do chủ đầu, hay cư dân thuê bên ngoài và ký kết hợp đồng với ban quản trị tòa nhà.

Trưởng ban quản lý tòa nhà có thể là đội ngũ có một hoặc nhiều người có quyền hạn giống nhau và chịu trách nhiệm cao nhất trong ban quản lý.

Bên cạnh ban quản lý tòa nhà, còn có phó ban quản lý (hay còn có tên gọi khác là trợ lý) dưới quyền của trưởng ban quản lý tòa nhà, là người có trách nhiệm phụ trách toàn bộ những hoạt động bên trong tòa nhà. Phó ban quản lý tòa nhà có thể tham mưu lên cấp trên về những phương thức quản lý tối ưu nhất, tiếp nhận và đưa ra những phương hướng xử lý những vấn đề mà các bộ phận bên dưới đề cập lên.

Bên dưới trưởng ban quản lý tòa nhà còn có các bộ phận quản lý và chịu trách nhiệm các khía cạnh công việc khác nhau trong tòa nhà, bao gồm bộ phận như: bộ phận kỹ thuật, bộ phận hành chính – kế toán, bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

Bên cạnh đấy, ban quản lý của tòa nhà còn có thể hợp tác công việc với những đơn vị khác ở bên ngoài như đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ vệ sinh, dịch vụ cảnh quan, dịch vụ thu gom rác thải, dịch vụ xử lý côn trùng,… trong tòa nhà. Trưởng ban quản lý sẽ đứng ra chịu trách nhiệm lựa chọn những đơn vị nhà thầu phù hợp với cầu nhu cầu, cũng như khả năng tài chính của cư dân, khách hàng trong tòa nhà.

Qua đó, cho thấy được nhiệm vụ của trưởng ban quản lý tòa nhà chính là đưa ra những quy định chung về cách vận hành trong tòa nhà đảm bảo được sự hợp tình và hợp lý.Ngoài ra, ban quản lý tòa nhà cũng là đơn vị sẽ đứng ra giải quyết các vấn đề trật tự, an ninh và tiện ích chung để xây dựng môi trường sống văn minh trong tòa nhà.

Bản mô tả công việc Trưởng ban quản lý tòa nhà

Ban quản lý tòa nhà thường chia thành nhiều bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận bao gồm một công việc khác nhau tùy theo từng vị trí của nhân sự. Trưởng ban quản lý tòa nhà là người đứng đầu và giám sát mọi hoạt động công việc, đưa ra được các giải pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo ổn định chất lượng dịch vụ tòa nhà, nâng cao sự hài lòng cho khách hàng và cư dân trong tòa nhà.

Chi tiết bản mô tả công việc của Trưởng ban quản lý tòa nhà như sau:

Xây dựng những kế hoặc bảo dưỡng, bảo trì những loại tài sản và trang thiết bị. Giám sát công tác quản lý bảo trì, bảo dưỡng theo đúng kế hoạch. Ban quản lý tòa nhà còn giải quyết khiếu nại cùng những vấn đề yêu cầu từ phía tòa nhà và khách hàng, lên kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên cũng như giám sát dịch vụ bảo vệ.
Duy trì và xây dựng các mối quan hệ với các sở ban ngành, các cơ quan chính quyền,…
Tiếp nhận các trang thiết bị, các cơ sở hạ tầng kỹ thuật từ ban quản lý dự án. Đảm bảo đầy đủ các quy trình trong quá trình nghiệm thu.
Tổ chức điều hành và quản lý toàn bộ những hoạt động của tòa nhà, đảm bảo an toàn, hiệu quả các chất lượng dịch vụ cung cấp cho cư dân.
Duy trì và xây dựng các mối quan hệ với khách hàng và cư dân, trong đó thành viên trong ban quản lý tòa nhà sẽ xây dựng, duy trì và mở rộng các mối quan hệ tốt với khách hàng, tư vấn ban quản trị các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và dịch vụ của tòa nhà.
Tiến hành giám sát, kiểm tra chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài, bao gồm những dịch vụ như: dịch vụ bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh khu vực chung, làm vườn và chăm sóc cảnh quan, dịch vụ lau kính bên ngoài, kiểm soát côn trùng.
Tuyển dụng và phân công nhân sự, đánh giá kết quả thực hiện công viên của nhân viên. Lên kế hoạch đào tạo nhân sự tại từng bộ phận, phân bổ nhiệm vụ cho từng nhân viên. Quản lý công việc cũng như lên kế hoạch nâng cao nghiệp vụ cho từng nhân viên theo từng năm. Trưởng ban quản lý phải đảm bảo các thành viên trong ban quản lý tuân thủ theo mọi chính sách của công ty và đảm bảo chính sách cho nhân sư.
Xây dựng kế hoạch thu, chi trong công tác vận hành tòa nhà hàng năm đã được phê duyệt.
Là đầu mối giải quyết vấn đề phát sinh của chủ đầu tư, cộng đồng dân cư,…
Xây dựng những quy định, nội quy, những quy định, kế hoạch,… Liên quan đến việc quản lý và vận hành tòa nhà và tổ chức triển khai, đào tạo, hướng dẫn thực hiện.
Tư vấn và tham mưu cho ban lãnh đạo về những quy trình, chủ trì lên kế hoạch. Triển khai tổ chức các hội nghị của tòa nhà theo quy định,…

Chức năng, nhiệm vụ trưởng ban bảo vệ tòa nhà

Chức năng, nhiệm vụ trưởng ban quản lý tòa nhà

Theo quyết định 08/2008/QĐ-BXD trong điều 16 ban hành về quy chế quản lý và sử nhà chung cư. Quy định rõ ràng về nhiệm vụ và chức năng của bạn quản lý tòa nhà. Trưởng ban quản lý tòa nhà là người đứng đầu bộ phận phải có nhiệm vụ và chức năng:

Tham gia giám sát, ký kết và đàm phán chặt chẽ với các đơn vị cung cấp các dịch vụ như điện, nước, gas, an ninh, vệ sinh,… phục vụ bên trong tòa nhà.
Hợp tác với ban quản trị cùng cơ quan có thẩm quyền có liên quan, đảm bảo an ninh trật tự và an toàn khu vực.
Cung cấp các dịch vụ vận hành, quản lý theo đúng điều khoản và quy định. Những tiêu chuẩn đã ký trong hợp đồng quản lý tòa nhà.
Thực hiện, giám sát kiểm tra tổng thể, chi tiết các bộ phận kỹ thuật và dịch vụ của tòa nhà. Nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ vận hành tòa nhà tốt nhất.
Phân bổ kịp thời các bộ phận kỹ thuật để sửa chữa những hỏng hóc thiết bị chung. Đảm bảo cho các hoạt động tòa nhà được diễn ra bình thường.
Báo cáo công tác quản lý và vận hành tòa nhà theo định kỳ hàng năm, thiết lập các quy trình vận hành văn hóa tòa nhà. Sơ đồ tổ chức cùng với mô tả công việc của nhân viên quản lý vận hành. Tiếp thu những ý kiến của cư dân về những tiện ích và dịch vụ bên trong tòa nhà.
Thông báo bằng văn bản những yêu cầu, lưu ý khi sử dụng các thiết bị công cộng cho cư dân, khách hàng trong tòa nhà. Hướng dẫn các kỹ năng lắp đặt các thiết bị cá nhân như tủ lạnh, ti vi, máy giặt,… Những mặt hàng đồ điện tử khác và hệ thống tiện ích chung của tòa nhà.
Thu các khoản phí dịch vụ cần thiết theo thỏa thuận ký kết với dân cư. Phối hợp cùng với ban quản trí sử dụng từng dịch vụ dừng cấp dịch vụ với khách hàng khi không tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận với ban quản lý.

Một tòa nhà được quản lý và vận hành bởi đơn vị chuyên nghiệp với ban quản lý tận tâm,tận tình, có trách nhiệm sẽ giúp tòa nhà đó vận hành một cách tốt nhất và mang đến sự yên tâm và hài lòng cho khách hàng và cư dân. Vậy nên các chủ tòa nhà, chủ đầu tư và ban quản trị tòa nhà cần lựa chọn ra trưởng ban quản lý tòa nhà uy tín.

Bên cạnh trưởng ban quản lý tòa nhà uy tín, tòa nhà cũng cần số hóa bộ máy quản lý vận hành bằng phần mềm Landsoft Control để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm tải áp lực công việc cho trưởng ban quản lý tòa nhà, tự động hóa quản lý tối đa và xây dựng quy trình quản lý vận hành tòa nhà một cách chuyên nghiệp – an toàn –minh bạch và tăng cường sự hài lòng cho khách hàng và cư dân trong tòa nhà.

Hy vọng bài viết do GFC Security sẽ mang lại cho các bạn thật nhiều thông tin thật hữu ích mô tả công việc Trưởng ban quản lý tòa nhà. Hy vọng các bạn sẽ đồng hành với công ty trong quá trình tìm hiểu kiến thức.