Trước khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với bất kỳ đơn vị, tổ chức, cá nhân, pháp nhân thương mại nào, bên cạnh việc hoàn tất các hồ sơ cần thiết, người lao động còn phải có biên bản bàn giao công việc gửi cho phía nhân sự, biên bản này cần thực hiện đúng trình tự, nguyên tắc. Vậy nguyên tắc bàn giao công việc là những nguyên tắc nào? Cùng tìm hiểu ngay với GFC Security nhé!
Bàn giao công việc thực chất sẽ làm những gì?
Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua cụm từ “bàn giao công việc” rất nhiều khi làm việc. Tuy nhiên, bạn đã hiểu rõ về quá trình này chưa? Khi phải thực hiện cần phải làm những công việc gì? Trong một tổ chức, công việc của bạn có thể liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau và có rất nhiều nhân viên khác cũng làm các công việc tương tự.
Trong quá trình làm việc, việc phải trao đổi công việc, bàn giao các công việc liên quan cho người khác bạn sẽ phải thực hiện khá thường xuyên. Điều này thực chất đòi hỏi bạn phải bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu và giấy tờ liên quan đã làm, đang làm và sẽ làm cho người tiếp theo trong doanh nghiệp.
Việc bàn giao công việc là rất quan trọng trong quá trình làm việc, đặc biệt khi có những tình huống như: nghỉ việc, thay đổi ca trực hay thời gian làm việc… Việc này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc và có thể giúp đánh giá và phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra.
Nguyên tắc bàn giao công việc chi tiết, đầy đủ nhất
Trên thực tế, việc bàn giao công việc không chỉ đơn thuần là việc chuyển giao toàn bộ công việc đang được thực hiện cho người khác. Để đảm bảo hiệu quả tốt nhất cho việc được bàn giao cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định. Việc bàn giao công việc cần được thực hiện theo các nguyên tắc chi tiết như sau:
Cập nhật đầy đủ mô tả về công việc
Khi bàn giao công việc bạn nên làm người được bàn giao thấy được toàn bộ công việc của bạn đã làm. Vì thế mà khi bàn giao, bạn cần thực hiện một bản cập nhật, mô tả một cách chi tiết, đầy đủ, những công việc đang làm, đã làm, những kế hoạch công việc trong tương lai.
Thông qua bản mô tả này, người tiếp nhận bàn giao có thể hiểu rõ hơn về công việc mà họ chuẩn bị làm. Từ đó, giúp cho công việc hiệu quả hơn, tiến độ công việc cũng diễn ra nhanh chóng hơn, ít bị vắng đoạn.
Chuẩn bị đầy đủ thông tin của công việc
Một trong những nguyên tắc bàn giao công việc cơ bản, bắt buộc nhất chính là bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc. Cụ thể, bạn sẽ phải chuẩn bị những thông tin như sau:
- Thời hạn (deadline) cụ thể của từng công việc đang diễn ra.
- Những công việc hàng ngày cần thực hiện.
- Những dự án nào đang cần phải chịu trách nhiệm.
- Một tệp đính kèm danh sách khách hàng cần quản lý, trong đó bao gồm những thông tin cơ bản nhất về họ, từ đó giúp người sau có hướng làm việc hiệu quả nhất.
- Cách thức liên hệ với những đồng nghiệp có liên quan đến công việc.
- Thống kê những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
- Danh sách những hợp đồng, các hoạt động giao dịch đang và sẽ diễn ra.
- Bàn giao tài liệu, giấy tờ có liên quan đến công việc.
- Thông tin tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu nếu có.
Lên kế hoạch làm việc cho nhân sự mới
Trong quá trình bàn giao, bạn sẽ phải trao đổi những công việc cụ thể, kế hoạch công việc cho người mới sau này. Dự trên những yêu cầu, tính chất công việc mà bạn sẽ cần vạch ra cho người sau những gì mà họ cần phải thực hiện để đảm bảo tiến độ công việc.
Thực hiện hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới
Thông thường, những nhân viên cũ sẽ phải hướng dẫn trực tiếp cho người mới về những công việc cụ thể. Theo đánh giá, khi hướng dẫn trực tiếp thường mang đến hiệu quả tốt nhất. Vì khi được hướng dẫn thì người mới có thể xử lý nhanh chóng, hiệu quả các công việc, đảm bảo hạn chế xảy ra những gián đoạn không đáng có.
Nhìn chung, bàn giao công việc không quá khó khăn hay phức tạp, bạn chỉ những cần bàn giao những gì mình đang làm để người mới có thể nhanh chóng nắm bắt được là ổn.
Những lưu ý khi bàn giao công việc
Ngoài những nguyên tắc bàn giao công việc chi tiết và đầy đủ đã nêu ở trên, bạn cũng cần phải lưu ý thêm một số vấn đề sau đây:
- Bàn giao công việc là một việc làm quan trọng nó xuất hiện ở mọi doanh nghiệp, công ty,… với mọi nhân viên ở mọi vị trí, cho nên ai khi kết thúc công việc cũng cần bàn giao lại hết toàn bộ công việc.
- Để đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, bạn cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ những hạng mục công việc cần bàn giao.
- Việc bàn giao công việc nó có thể ảnh hưởng đến công việc chung, cho nên cần nắm rõ những nguyên tắc bàn giao và thực hiện đúng.
Việc bàn giao công việc hiện nay đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, công ty và vị trí làm việc. Để đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc bàn giao công việc, cần chuẩn bị đầy đủ các hạng mục công việc cần bàn giao. Việc này giúp bạn dễ dàng thực hiện bàn giao công việc và đảm bảo tất cả các công việc được bàn giao đầy đủ.
Hy vọng với những thông tin mà GFC Security vừa chia sẻ bên trên đã giúp bạn hiểu hơn về những nguyên tắc bàn giao công việc. Nếu cần sử dụng dịch vụ bảo vệ, an ninh chất lượng thì hãy gọi ngay cho chúng tôi theo hotline: 0778.247.113 chúng tôi luôn hân hạnh đồng hành bảo vệ sự an toàn của bạn.
