Trước khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động với bất kỳ đơn vị, tổ chức, cá nhân, pháp nhân thương mại nào, bên cạnh việc hoàn tất các hồ sơ cần thiết, người lao động còn phải có biên bản bàn giao công việc gửi cho phía nhân sự, biên bản này cần thực hiện đúng trình tự, nguyên tắc. Vậy nguyên tắc bàn giao công việc là những nguyên tắc nào? Cùng tìm hiểu ngay với GFC Security nhé!
Bàn giao công việc thực chất là gì?
Bàn giao công việc là cụm từ được nhắc đến rất nhiều lần, nhất là những người làm trong ngành bảo vệ, do đặc thù tính chất công việc, các nhân viên bảo vệ phải thực hiện bàn giao công việc thường xuyên, liên tục khi nghỉ phép, giao ca, nghỉ việc,…
Trong quá trình làm việc, tại một số doanh nghiệp việc bàn giao công việc thực chất chính là báo cáo những gì bạn đã làm, đang làm và sẽ làm thông qua hình thức là những văn bản, giấy tờ, tài liệu cho người sau đó. Bàn giao công việc thường được thực hiện trong những hoàn cảnh như: Khi nghỉ việc, thay đổi ca trực, thay đổi thời gian, vị trí làm việc,… Bàn giao công việc có vai trò rất quan trọng, bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc của người được bàn giao, bàn giao công việc tốt sẽ giúp người sau có thể lường trước được những rủi ro có thể xảy ra.
Đặc biệt, đối với những người định rời đi, chấm dứt hợp đồng lao động thì họ cần phải bàn giao công việc một cách chính xác, chi tiết cho người sau, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoảng trống thông tin vào, điều này giúp người sau có thể tóm tắt đầy đủ thực trạng công việc khi bắt tay vào tiếp nhận công việc của bạn. Việc bàn giao công việc được đánh giá là thành công nhất khi bạn chia sẻ đầy đủ những thông tin thực tế, khách quan, chủ quan như: Nhân sự mới có thể tìm đến ai để nhận sự trợ giúp về vấn đề nào, điểm mạnh, điểm yếu khi của các thành viên trong cùng nhóm, cùng đội, những lưu ý đặc biệt đối với khách hàng,… Điều này giúp nhân viên mới có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình, nhận thấy rõ vai trò, trách nhiệm của mình khi nhận sự bàn giao công việc từ bạn.
Ý nghĩa của bàn giao công việc
Biên bản bàn giao công việc là một trong những văn bản quan trọng mà người lao động trước khi thôi việc, nghỉ phép, chuyển công tác, giao ca,… cần làm để đảm bảo công việc được diễn ra một cách nhanh chóng. Biên bản bàn giao công việc sẽ thống kê lại những công cụ làm việc, tài liệu, công việc bạn đang làm dỡ, dự định làm hoặc đã lên kế hoạch. Người được nhận bàn giao sẽ tiếp tục thay bạn chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ, tài sản,… khi được giao nhận. Bạn có thể thấy được tầm quan trọng của việc bàn giao công việc trong một số ý nghĩa sau đây.
Bảo vệ quyền lợi cho các bên sau khi bàn giao
Vì một số nguyên nhân khách quan, chủ quan nào đó mà người lao động nếu không thể tiếp tục công việc hiện tại hoặc giao ca,… thì nhân sự này phải bàn giao rõ ràng, chi tiết để tránh một số vấn đề ảnh hưởng đến quyền lợi của đôi bên như sau:
- Bồi thường khi xảy ra các thất thoát tài sản, tài liệu,…
- Các văn bản, tài liệu quan trọng bị mất, bị xóa.
- Công cụ, dụng cụ, tài sản chung bị chiếm dụng thành của riêng.
- Các bí mật kinh doanh, công nghệ,… bị lộ, bị rò rỉ ra bên ngoài gây thất thoát cho phía doanh nghiệp, công ty.
Thể hiện trách nhiệm công việc của người bàn giao
- Việc làm biên bản giao ca chi tiết, cụ thể, rõ ràng, giúp thể hiện được trách nhiệm của người bàn giao với chính công việc và công ty của họ.
- Việc bàn giao công việc tốt, chi tiết và cụ thể sẽ giúp để lại ấn tượng tốt trong mắt lãnh đạo, đồng nghiệp, xét cho cùng thì việc này khá có lợi cho người đã nghỉ việc, vì họ có thể dễ dàng tìm được công việc mới.
Tùy vào tính chất công việc, cho nên không phải lúc nào người được bàn giao cũng có thể bắt đầu công việc mới một cách suông sẻ, họ có thể sẽ mất nhiều thời gian để làm quen, tiếp nhận. Cho nên họ rất cần một biên bản bàn giao công việc tốt, chi tiết các mục, sự hướng dẫn và hỗ trợ từ phía người bàn giao để có thể thích nghi nhanh chóng với công việc mới.
Thực hiện đúng quy trình làm việc
Việc bàn giao công việc cũng là một phần của quy trình làm việc, bàn giao và hướng dẫn người tiếp nhận, đây là một trong những yêu cầu cần thiết trong việc thực hiện quy trình làm việc tại bất kỳ đơn vị, tổ chức, pháp nhân thương mại nào. Quy trình bàn giao công việc phải được thực hiện đầy đủ, đúng nguyên tắc và có sự tham gia đầy đủ của người bàn giao, người tiếp nhận.
Nguyên tắc bàn giao công việc của nhân viên
Cập nhật đầy đủ mô tả về công việc
Khi bàn giao công việc bạn nên làm người được bàn giao thấy được toàn bộ công việc của bạn đã làm. Vì thế mà khi bàn giao, bạn cần thực hiện một bản cập nhật, mô tả một cách chi tiết, đầy đủ, những công việc đang làm, đã làm, những kế hoạch công việc trong tương lai. Thông qua bản mô tả này, người tiếp nhận bàn giao có thể hiểu rõ hơn về công việc mà họ chuẩn bị làm. Từ đó, giúp cho công việc hiệu quả hơn, tiến độ công việc cũng diễn ra nhanh chóng hơn, ít bị vắng đoạn.
Chuẩn bị đầy đủ thông tin của công việc
Một trong những nguyên tắc bàn giao công việc cơ bản, bắt buộc nhất chính là bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thông tin liên quan đến công việc. Cụ thể, bạn sẽ phải chuẩn bị những thông tin như sau:
- Thời hạn hoặc deadline cụ thể của từng công việc đang diễn a.
- Những công việc hàng ngày cần thực hiện.
- Những dự án nào đang cần phải chịu trách nhiệm.
- Một tệp đính kèm danh sách khách hàng cần quản lý, trong đó bao gồm những thông tin cơ bản nhất về họ, từ đó giúp người sau có hướng làm việc hiệu quả nhất.
- Cách thức liên hệ với những đồng nghiệp có liên quan đến công việc.
- Thống kê những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
- Danh sách những hợp đồng, các hoạt động giao dịch đang và sẽ diễn ra.
- Bàn giao tài liệu, giấy tờ có liên quan đến công việc.
- Thông tin tài khoản, mật khẩu đăng nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu nếu có.
Lên kế hoạch làm việc cho nhân sự mới
Lên kế hoạch cho nhân sự mới cũng là một nguyên tắc bàn giao công việc. Trong quá trình bàn giao, bạn sẽ phải trao đổi những công việc cụ thể, kế hoạch công việc cho người mới sau này. Dự trên những yêu cầu, tính chất công việc mà bạn sẽ cần vạch ra cho người sau những gì mà họ cần phải thực hiện để đảm bảo tiến độ công việc.
Thực hiện hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới
Thông thường, những nhân viên cũ sẽ phải hướng dẫn trực tiếp cho người mới về những công việc cụ thể. Theo đánh giá, khi hướng dẫn trực tiếp thường mang đến hiệu quả tốt nhất. Vì khi được hướng dẫn thì người mới có thể xử lý nhanh chóng, hiệu quả các công việc, đảm bảo hạn chế xảy ra những gián đoạn không đáng có.
Nhìn chung, bàn giao công việc không quá khó khăn hay phức tạp, bạn chỉ những cần bàn giao những gì mình đang làm để người mới có thể nhanh chóng nắm bắt được là ổn.
Những lưu ý khi bàn giao công việc
Ngoài những nguyên tắc bàn giao công việc chi tiết, đầy đủ đã nêu trên, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Bàn giao công việc là một hành động bắt buộc, nó xuất hiện ở mọi doanh nghiệp, công ty,… với mọi nhân viên ở mọi vị trí, cho nên ai khi kết thúc công việc cũng cần bàn giao công việc.
- Để đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, bạn cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ những hạng mục công việc cần bàn giao.
- Việc bàn giao công việc rất quan trọng, nó có thể ảnh hưởng đến công việc chung, cho nên cần nắm rõ những nguyên tắc bàn giao và thực hiện đúng.
Hy vọng với những thông tin mà GFC Security vừa chia sẻ bên trên đã giúp bạn hiểu hơn về những nguyên tắc bàn giao công việc. Nếu cần sử dụng dịch vụ bảo vệ, an ninh chất lượng thì hãy gọi ngay cho chúng tôi theo hotline: 0778.247.113, GFC Security luôn hân hạnh đồng hành bảo vệ sự an toàn của bạn.
