Mẫu sổ sách bảo vệ và cách ghi chép vào sổ

Vì sao mẫu sổ sách bảo vệ lại quan trọng trong công tác bảo vệ tại mục tiêu mà bắt buộc nhân viên bảo vệ nào cũng cần phải biết rõ cách ghi chép. Vì nó vừa thể hiện được tính chuyên nghiệp của bạn, đồng thời ghi chép lại toàn bộ các chứng cứ hay số liệu, sự việc đã xảy ra.

Tùy vào từng mục tiêu bảo vệ, tính chất của công việc tại mỗi khách hàng sẽ có một sổ sách chuyên dùng như số xuất/ nhập hàng, số khách, số báo thư phẩm, sổ nhật ký ca trực (hay còn gọi sổ giao ca)… Nếu như bản chất của sự việc thuộc vào nội dung của những cuốn sổ nào thì bạn hãy ghi chép vào sổ đó, nếu như nằm ngoài các sổ chuyên dụng thì bạn nên ghi vào trong sổ nhật ký ca trực.

Khi nào thì nên ghi chép vào sổ sách?

1. Khi có những vụ việc xảy ra ngay tại phạm vi vị trí của bạn.
2. Xe của ban lãnh đạo, xe chở khách, xe chở hàng hóa ra vào.
3. Các cá nhân khi ra vào trong giờ làm việc.
4. Thời gian khi người Công nhân đầu tiên vào Nhà Máy. Thời gian người cuối cùng ra về, ghi rõ tên và mã số của họ lại.
5. Những sự việc bất thường xảy ra.
6. Các số liệu hàng hóa nếu như bạn phải kiểm soát.
7. Những yêu cầu, chỉ thị riêng của Khách hàng hay Chỉ huy.
8. Tình trạng hiện tại tại mục tiêu sau mỗi lần tuần tra.
9. Phát hiện những sự việc đột xuất trong khi tuần tra.
10. Thời gian đến và về của Chỉ huy, Ban Lãnh Đạo đến kiểm tra.
11. …

Những lưu ý:

• Người bảo vệ cần phải ghi chép ngắn gọn nhưng cần đầy đủ nhất đến những diễn biến tình hình xảy ra trong ca trực.
• Cần phải trình bày rõ ràng, sạch đẹp.
• Cần phải có thời gian đi kèm qua mỗi sự việc.
• Phải vừa ghi vừa phải chú ý quan sát, không chỉ mãi tập trung ghi mà quên đi nhiệm vụ. Khi ghi hàng hóa nhập/ xuất không để các tài xế vây quanh xe gây khuất tầm nhìn quan sát để cơ hội cho kẻ xấu lợi dụng thời cơ này.

Các loại sổ sách bảo vệ, biểu mẫu, biên bản

Sổ sách bảo vệ

• Sổ giao ca
• Sổ xuất – nhập hàng hóa
• Sổ niêm phong (biên bản đóng và mở niêm phong)
• Sổ khách vào công tác làm việc
• Sổ đăng ký đơn vị thầu vào
• Sổ giao nhận bưu phẩm, thư báo
• Sổ công nhân đi làm trễ, về sớm
• Sổ theo dõi rác

Biên bản

• Biên bản sự việc
• Biên bản thu hồi tang vật
• Biên bản phạm pháp quả tang
• Biên bản mất thẻ xe
• Biên bản bàn giao người phạm tội quả tang

Hướng dẫn cách ghi chép sổ sách bảo vệ, lập biên bản

Cách ghi chép sổ sách

Mẫu sổ sách bảo vệ có thể được xem là một trong những thứ bắt buộc cần phải có của nhân viên bảo vệ tại vị trí ca trực cần phải ghi chép lai toàn bộ sự việc xảy ra. Tại công ty bảo vệ GFC Security thì đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo quan trọng để tạo được nên tính chuyên nghiệp của một nhân viên bảo vệ. Cũng chính vì thế mà GFC Security luôn luôn hướng dẫn cách ghi mẫu sổ sách bảo vệ cho các nhân viên của mình một cách chi tiết nhất để thực hiện công việc luôn chuẩn sát.

• Cần phải ghi đầy đủ diễn biến tình hình của ca trực, trình bày chi tiết và rõ ràng nhất.
• Ghi tuần tự theo việc nào xảy ra trước thi ghi trước, không được để lại cuối rồi mới ghi.
• Sổ trực ghi đầy đủ tình hình và diễn biến xảy ra trong ca trực.

Một mẫu sổ sách gọi được xem là chuẩn cần phải hiển thị đầy đủ những thông tin sau:

• Ngày, giờ ghi chép
• Tên mục tiêu
• Logo của công ty bảo vệ
• Phiên hiệu mục tiêu
• Tên mẫu sổ, số thứ tự sổ
• Tên của nhân viên ghi chép
• Thời gian cập nhật bản ghi chép
• Sự việc xảy ra cần ghi chép
• Khung ký tên, khung kiểm của ca trưởng bảo vệ, chỉ huy khu vực
• …

Tùy vào từng loại sổ sách khác nhau mà sẽ có một số những yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên thứ tự trình bày và bố cục của sổ sách bảo vệ cần phải được trình bày rõ ràng, chi tiết nhất để người xem có thể nắm bắt tình hình và đánh giá đề ra một phương pháp giải quyết phù hợp và nhanh chóng nhất có thể. Qua đó sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như thái độ làm việc nghiêm túc trong quá trình đảm nhận nhiệm vụ.

Cách lập biên bản

SỔ THEO DÕI CÔNG NHÂN RA VÀO

Việc thiết lập tạo được một mẫu sổ sách bảo vệ chuẩn chỉnh sẽ giúp cho việc ghi chép những thông tin một cách chính xác. Qua đó sẽ kiểm soát tốt được mọi công việc và quản lý của nhân viên bảo vệ cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Từ đó các nhân viên bảo vệ khi làm việc tại các vị trí sẽ phải cập nhật sổ sách thường xuyên. Tích cực ghi chép vào trong sổ sách để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

Một số vị trí thường xuyên sẽ sử dụng mẫu sổ sách như:

1. Vị trí cổng ra vào
2. Vị trí kiểm soát Công nhân ra vào
3. Tại vị trí cổng xuất nhập
4. Vị trí bảo vệ kiêm thủ kho
5. Vị trí tuần tra
6. Sổ sách cho đội trưởng…

Tại đây các nhân viên bảo vệ của GFC Security đều luôn nắm rõ chi tiết các mẫu sổ sách bảo vệ mà vị trí của mình cần phải có. Từ đó sẽ tiến hành liên hệ trực tiếp với các nhân viên văn phòng để có thể được cung cấp mỗi khi cần thiết.

Nếu như Quý khách có nhu cầu cần thuê dịch vụ bảo vệ văn phòng công ty, bảo vệ tòa nhà, bảo vệ chung cư, bảo vệ trường học, bệnh viện, bảo vệ ngân hàng, bảo vệ trung tâm thương mại, siêu thị, bảo vệ sự kiện, bảo vệ yếu nhân… Hãy liên hệ ngay với GFC Security thông qua Hotline: 0778.247.113 để được chúng tôi tư vấn hỗ trợ tận tình tư vấn với mức giá cạnh tranh nhất.

>> Xem thêm: 02 Mẫu thẻ ra vào công trường xây dựng