Sổ nhật ký tuần tra được biết đến là một trong những mẫu báo cáo công việc bắt buộc cần phải có đối với mỗi nhân viên Bảo vệ. Việc này sẽ giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được toàn bộ diễn biến hoạt động đang được xảy ra tại các mục tiêu bảo vệ, đồng thời sẽ kiểm soát được chất lượng đội ngũ làm việc của mình.
Tuy nhiên, trong thời gian gần đây các nhà quản lý đã thay đổi mẫu sổ nhật ký tuần tra bảo vệ từ phương pháp truyền thống bằng giấy sang phần mềm trực tuyến để dễ dàng theo dõi và truy xuất dữ liệu nhanh chóng hơn. Trong bài viết này, GFC Security sẽ giới thiệu đến cho các bạn những template sổ nhật ký tuần tra của nhân viên bảo vệ miễn phí để bạn tham khảo thêm nhé.
Những tiêu chuẩn tạo sổ nhật ký tuần tra bảo vệ
Tùy vào từng nhu cầu của mỗi công ty/ doanh nghiệp mà những nội dung khi đưa vào trong sổ nhật ký bảo vệ sẽ hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên cách tốt nhất là nên trình bày, sắp xếp bố cục của các nội dung trong sổ nhật ký tuần tra bảo vệ cần phải rõ ràng để cho nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin, dễ dàng đánh giá tình hình một cách tốt nhất.
Lập báo cáo tuần tra bảo vệ nên được viết khi có sự cố xảy ra tại mục tiêu đang bảo vệ. Xác định chính xác sự cố đó là gì? Tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp của bạn, có thể là có kẻ gian đột nhập, trộm cắp, hỏa hoạn, hay có thể là nhân viên sử dụng sai tài sản hoặc bị xâm phạm,…
Mẫu báo cáo tuần tra dành cho nhân viên bảo vệ tiêu chuẩn thông thường sẽ có những thông tin sau:
- Thông tin nhân viên bảo vệ thực hiện ca trực.
- Ngày và giờ đi tuần tra, thời điểm xảy ra vấn đề, sự cố, tai nan…
- Mục tiêu tuần tra, vị trí chính xác xảy ra sự cố.
- Bản tường trình chi tiết về diễn biến của những gì đã xảy ra trong ca trực (nếu có sự cố).
- Thống kê tổng quan sơ bộ về tình trạng của hàng hóa, tài sản trước và sau khi kết thúc ca trực.
- Khung ký tên, khung ký xác nhận kiểm tra của chỉ huy, nhà quản lý,…
Với nhân viên bảo vệ, trước khi tiến hành ghi chép sổ nhật ký tuần tra nên:
- Ghi chép lại toàn bộ diễn biến tình hình của ca trực một cách chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu và chính xác nhất.
- Chủ động ghi chép lại tuần tự báo cáo thực hiện theo từng nhiệm vụ, việc nào xảy ra trước thì ghi trước, không để dồn lại cuối ca mới ghi.
- Sổ trực cần phải được ghi đầy đủ về tình hình và diễn biến của các vấn đề, sự cố xảy ra trong ca trực.
5 mẫu sổ nhật ký tuần tra bảo vệ miễn phí
Mẫu báo cáo tuần tra hoạt động an ninh hằng ngày
Đây là mẫu báo cáo sẽ giúp cho nhân viên bảo vệ có thể ghi chép lại toàn bộ hoạt động tuần tra bảo vệ hàng ngày của mình. Để có thể sử dụng mẫu này, bạn chỉ cần chỉnh sửa lại các mục thông tin bên trong sao cho phù hợp để đội ngũ nhân viên bảo vệ dễ dàng sử dụng.
Mẫu báo cáo tuần tra bảo vệ ngày và đêm
File mẫu sổ nhật ký này sẽ giúp cho nhân viên bảo vệ dễ dàng ghi chép lại những hoạt động tuần tra xảy ra theo ca ngày hoặc ca đêm. Mẫu báo cáo sẽ gồm có các mục chính như: khu vực mục tiêu tuần tra, nhân viên bảo vệ ghi nhận tình hình khi tuần tra, và phần dành cho các nhà quản lý, giám sát bảo vệ đánh giá nhận xét,…
Mẫu báo cáo kiểm tra an ninh hằng ngày
Mẫu sổ nhật ký tuần tra miễn phí này sẽ được thiết kế ở dạng câu hỏi sẽ ghi nhận lại các báo cáo của lịch trình tuần tra, báo cáo những sự cố xảy ra. Các nhà quản lý có thể chỉnh sửa lại các câu hỏi sao cho phù hợp với nhu cầu giám sát của mình để nhân viên bảo vệ có thể áp dụng.
Mẫu báo cáo sự cố an ninh hằng ngày
Nhân viên bảo vệ hoàn toàn có thể dùng mẫu báo cáo này để ghi nhận lại toàn bộ những vấn đề, sự cố xảy ra tại mục tiêu bảo vệ. Với các nội dung như: Loại sự cố, thời gian & địa điểm xảy ra sự cố, quy trình xử lý,…
Mẫu báo cáo thời gian thực hiện ca trực
Với loại mẫu báo cáo này sẽ giúp cho Bảo vệ ghi lại số giờ mình đã làm việc, số giờ vắng mặt tại ca trực trong ngày/ tháng. Từ đó, sẽ giúp cho nhà quản lý có thể tổng hợp được hết để quản lý hiệu suất và chấm công cho nhân sự của mình.
Những lưu ý khi áp dụng sổ nhật ký tuần tra
Qua đó có thể thấy việc trình bày chi tiết trong sổ nhật ký bảo vệ là điều vô cùng cần thiết và quan trọng không thể nào thiếu. Do đó, để có thể đảm bảo việc áp dụng chính xác mẫu sổ nhật ký tuần tra bảo vệ sao cho hiệu quả thì cần phải chú ý đến những vấn đề sau:
- Thể hiện đầy đủ các thông tin về ca trực, thông tin của nhân viên bảo vệ, thời gian trực.
- Trình bày nội dung rõ ràng, chính xác cho việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn.
- Tùy vào từng công việc, vị trí đảm nhận mà có thể áp dụng linh hoạt lịch tuần tra đa dạng khác nhau.
Hiện nay ở mỗi công ty bảo vệ đa số họ đều có những mẫu sổ nhật ký tuần tra dành cho nhân viên bảo vệ sẽ khác nhau tùy vào tính chất của mỗi công việc, mục tiêu cần bảo vệ, vị trí địa lý… nhằm để thuận tiện hơn trong việc quản lý và nắm bắt tình hình.
Đối với Công ty Bảo vệ GFC Security thì mọi quy trình trong công việc, các biên bản, sổ nhật ký tuần tra bảo vệ… đều sẽ được thể hiện một cách chi tiết, rõ ràng, chính xác nhất. Công ty chúng tôi luôn thực hiện đầy đủ theo đúng các quy định làm việc một cách chuyên nghiệp trước khi tiến hành trực tiếp đảm nhận các công việc bảo vệ. Do đó mà độ hiệu quả công việc luôn được đánh giá cao và đặc biệt hơn hết là không để xảy ra các sự cố không mong muốn.
>> Xem thêm: Top 10 Mẫu Bốt Bảo Vệ, Chòi Bảo Vệ Tốt Nhất Hiện Nay
