Khu vực cổng ra vào của một đơn vị, tòa nhà, công ty, nhà máy, nơi sản xuất,… là vị trí trọng yếu, cần được bảo vệ, vì tất cả những hoạt động của con người, hàng hóa khi làm việc tại mục tiêu đều đi qua và được kiểm tra tại đây. Đặc biệt là hàng hóa, để tránh mất mát, tổn thất cho công ty. Vậy quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng như thế nào? Cùng GFC Security tìm hiểu nhé!
Kiểm soát hàng hóa ra vào cổng có thật sự cần thiết không?
Đối với những đơn vị sản xuất, kinh doanh, dịch vụ như: Nhà máy, xí nghiệp, siêu thị, trung tâm thương mại, tòa nhà, bệnh viện,… Cổng ra vào là một vị trí trọng yếu, không bao giờ thiếu bảo vệ túc trực. Bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ kiểm tra của hệ thống máy quét thông minh, cổng xoay, Barie,…
Việc thực hiện quy trình kiểm soát hàng hóa, con người, phương tiện khi ra vào cổng thực sự rất cần thiết. Vì nó giúp cho đơn vị bảo vệ, đơn vị chủ quản có thể kiểm soát được tình hình, dễ dàng quản lý và ngăn chặn các trường hợp muốn mang hàng hóa, tài sản của công ty ra bên ngoài một cách bất hợp pháp, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp muốn tẩu tán các tài sản do phạm tội (trộm cắp) có được trong khu vực mục tiêu được bảo vệ ra ngoài.
Mục đích kiểm soát hàng hóa, con người khi ra vào cổng
- Kiểm soát những phương tiện ra vào trong quá trình nhập – xuất hàng hóa, vật tư, nguyên phụ liệu,… phục vụ cho sản xuất.
- Kiểm soát khách hàng, đối tác, người lao động, người lạ,… đến làm việc, tham quan, mua sắm tại mục tiêu được chỉ định bảo vệ.
- Chấn chỉnh tác phong, nâng cao ý thức trách nhiệm về việc tuân thủ nội quy, quy định tại đơn vị làm việc.
- Đảm bảo an toàn tối ưu cho người và tài sản tại mục tiêu bảo vệ.
- Hướng dẫn thực hiện công tác quản lý nhân sự theo quy định.
Quy trình kiểm soát người ra vào cổng
Đối với cán bộ, người lao động trong nhà máy, xí nghiệp
- Xuống xe, dắt bộ và xuất trình giấy tờ (thẻ công nhân, thẻ cán bộ).
- Khi ra cổng trong giờ làm việc phải có giấy tờ hợp lệ như; Giấy ra cổng, giấy hoặc lệnh công tác,…
- Đối với xe ô tô được cử đi công tác, tài xế phải có “Giấy điều xe” đã được người có thẩm quyền duyệt.
- Không được phép mang các chất cấm, vũ khí như: Chất gây cháy nổ, chất gây ô nhiễm, chất độc hại, hung khí, vũ khí nguy hiểm,…
- Khi ra khỏi cổng không được mang bất kỳ tài sản nào của công ty, đơn vị,… theo nếu không có sự đồng ý của những người có thẩm quyền tại mục tiêu.
- Không dẫn người lạ vào khi không có sự cho phép của người quản lý.
Đối với khách đến liên hệ công tác, xin việc, nhà cung cấp
Đối với khách đến liên hệ công tác, làm việc,… hay bất kỳ lý do nào bảo vệ cũng cần thực hiện quy trình kiểm soát nghiêm ngặt, chặt chẽ. Vì việc này sẽ giúp bảo vệ mục tiêu hiệu quả, nếu không may có xảy ra bất kỳ sự cố, mất mát gì cũng dễ dàng tìm được các đối tượng tình nghi. Bên cạnh đó, việc thực hiện nghiêm ngặt quy trình kiểm tra hàng hóa, con người khi ra vào cổng sẽ tạo ra thói quen cho cả khách hàng, lẫn công nhân, cán bộ khi làm việc tại mục tiêu.
Quy trình kiểm soát đối với khách đến liên hệ công tác, xin việc, nhà cung cấp tại cổng ra vào diễn ra như sau:
- Yêu cầu xuất trình giấy giới thiệu, Chứng minh thư hoặc CCCD hợp lệ.
- Nhân viên bảo vệ xem xét, hướng dẫn vào cổng đến nơi cần liên hệ làm việc, sau đó ghi chép nhật ký khách hàng ra vào cổng.
- Khi khách ra về, bảo vệ trả lại giấy tờ tùy thân đã tạm giữ trước đó.
- Đối với hàng hóa mà khách mang vào cổng phải có sự đồng ý của cấp trên, nghiêm cấp các trường hợp mang các chất độc hại, chất cấm, chất gây cháy nổ, vũ khí nguy hiểm vào khu vực công ty.
- Tác phong của khách gọn gàng, đi nhẹ, nói khẽ, không gây ồn ào tại khu vực công ty.
- Yêu cầu khách không được phép quay phim, chụp ảnh tại mục tiêu nếu không có sự cho phép.
Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng
Đối với các phương tiện chở hàng ra vào mục tiêu cần thực hiện nghiêm ngặt quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng như sau:
- Xuất trình giấy tờ hợp lệ đối với hàng hóa mang vào hoặc xuất ra tại cổng công ty: Khi ra khỏi phải xuất trình phiếu xuất kho đúng quy định. Khi hàng hóa được nhập vào phải xuất trình phiếu nhập kho hợp lệ. Trong các phiếu có đầy đủ những thông tin như: Số hóa đơn, số lượng và tên hàng hóa, tên tài xế, biển số xe, thời gian, con dấu, chữ ký hợp lệ.
- Bảo vệ thống kê, cập nhật vào sổ các thông tin có liên quan đến xe, người chuyên chở hàng hóa ra vào.
- Bảo vệ hướng dẫn lối đi, điểm dừng, và sắp xếp thời gian ra vào hợp lệ cho hàng hóa.
- Nhắc nhở lái xe thủ các biển báo, biển hướng dẫn khi phương tiện đi vào khu vực mục tiêu đang được bảo vệ.
- Đảm bảo không có trường hợp đỗ xe sai vị trí, lưu trú qua đêm.
Trên đây là các quy trình kiểm soát hàng hóa, con người ra vào cổng đối với các công ty, nhà máy, xí nghiệp, trung tâm thương mại, siêu thị, tòa nhà,… dưới sự giám sát của nhân viên bảo vệ. Bên cạnh nguồn lực con người, cũng có những giải pháp kiểm soát quy trình ra vào bằng sự hỗ trợ của các thiết bị, phần mềm kiểm soát, hoặc kết hợp giữa hai yếu tố con người và thiết bị để tối ưu hóa quy trình này.
Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin chi tiết, hữu ích về quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng. Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc sử dụng các dịch vụ bảo vệ mà GFC Security đang cung cấp có thể liên hệ ngay hotline: 0778.247.113, chúng tôi hân hạnh đồng hành cùng bạn.
Xem thêm: Quy trình an ninh nhà máy như thế nào?
