Khu vực cổng ra vào của một đơn vị, tòa nhà, công ty, nhà máy, nơi sản xuất,… là vị trí trọng yếu, cần được bảo vệ, vì tất cả những hoạt động của con người, hàng hóa khi làm việc tại mục tiêu đều đi qua và được kiểm tra tại đây. Đặc biệt là hàng hóa, để tránh mất mát, tổn thất cho công ty. Vậy quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng như thế nào? Cùng GFC Security tìm hiểu nhé!
Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng liệu có cần thiết?
Với các doanh nghiệp, xí nghiệp, nhà máy, công trình xây dựng, TTTM, hay siêu thị…. Cổng ra vào là một trong những vị trí quan trọng không thể thiếu và luôn có người canh trực. Ngoài ra còn có thêm sự tham gia của một số các hệ thống kiểm soát ra vào cổng khác như Barie, cổng xoay, cổng tự động… Việc kiểm soát chặc chẽ sự ra vào của con người cũng như phương tiện di chuyển, đặc biệt là hàng hóa khi ra vào tại đây. Sẽ giúp cho việc quản lý trở nên sẽ dễ dàng và nắm bắt được tình hình một cách nhanh chóng khi có biến động xảy ra
Đối với các đơn vị ở trên thì khi thực hiện các quy định và quy trình trong việc kiểm soát này sẽ gần như giống nhau. Như một bản quy tắc chung đã được xây dựng sẵn khi mới thành lập công ty, doanh nghiệp.
Mục đích của việc kiểm soát hàng hóa, con người khi ra/vào cổng
- Kiểm soát những phương tiện ra vào trong quá trình nhập – xuất hàng hóa, vật tư, nguyên phụ liệu,… phục vụ cho sản xuất.
- Kiểm soát khách hàng, đối tác, người lao động, người lạ,… đến làm việc, tham quan, mua sắm tại mục tiêu được chỉ định bảo vệ.
- Chấn chỉnh tác phong, nâng cao ý thức trách nhiệm về việc tuân thủ nội quy, quy định tại đơn vị làm việc.
- Đảm bảo an toàn tối ưu cho người và tài sản tại mục tiêu bảo vệ.
- Hướng dẫn thực hiện công tác quản lý nhân sự theo quy định.
Quy trình kiểm soát ra/vào cổng tại mỗi tòa nhà
Quy trình ra vào cổng sẽ được tiến hành kiểm soát một cách chi tiết đối với từng đối tượng, công việc thực hiện sẽ như sau:
Đối với cán bộ, người lao động trong nhà máy, xí nghiệp
- Khi ra vào cổng phải xuống xe, dắt bộ và xuất trình các loại giấy tờ (thẻ công nhân, thẻ cán bộ).
- Khi ra vào cổng trong giờ làm việc phải có giấy tờ hợp lệ như; Giấy ra cổng, giấy hoặc lệnh công tác,…
- Đối với xe ô tô được cử đi công tác, tài xế phải có “Giấy điều xe” đã được người có thẩm quyền duyệt.
- Không được phép mang các chất cấm, vũ khí như: Chất gây cháy nổ, chất gây ô nhiễm, chất độc hại, hung khí, vũ khí nguy hiểm,…
- Khi ra khỏi cổng không được mang bất kỳ tài sản nào của công ty, đơn vị,… theo nếu không có sự đồng ý của những người có thẩm quyền tại mục tiêu.
- Không dẫn người lạ vào khi không có sự cho phép của người quản lý.
Đối với khách đến liên hệ công tác, xin việc, nhà cung cấp
Để đảm bảo an ninh và tài sản của công ty, việc kiểm soát ra vào khách hàng là rất quan trọng. Quy trình kiểm soát khách ra vào công ty không chỉ giúp bảo vệ tài sản và trật tự, mà còn giúp thu thập thông tin và tạo thói quen cho khách hàng.
Dưới đây là quy trình kiểm soát khách ra vào công ty:
- Yêu cầu xuất trình giấy giới thiệu, Chứng minh thư hoặc CCCD hợp lệ.
- Nhân viên bảo vệ xem xét, hướng dẫn vào cổng đến nơi cần liên hệ làm việc, sau đó ghi chép nhật ký khách hàng ra vào cổng.
- Khi khách ra về, bảo vệ trả lại giấy tờ tùy thân đã tạm giữ trước đó.
- Đối với hàng hóa mà khách mang vào cổng phải có sự đồng ý của cấp trên, nghiêm cấp các trường hợp mang các chất độc hại, chất cấm, chất gây cháy nổ, vũ khí nguy hiểm vào khu vực công ty.
- Tác phong của khách gọn gàng, đi nhẹ, nói khẽ, không gây ồn ào tại khu vực công ty.
- Yêu cầu khách không được phép quay phim, chụp ảnh tại mục tiêu nếu không có sự cho phép.
Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng
Đối với các loại xe chở, hoặc người mang hàng hóa, tài sản ra vào cổng thì cần phải nghiêm túc thực hiện các quy định sau:
- Để đảm bảo an ninh và quản lý hàng hóa hiệu quả, công ty yêu cầu khách hàng phải xuất trình giấy tờ cho hàng hóa khi đưa vào bên trong khu vực của công ty. Khi khách hàng muốn mang hàng hóa ra ngoài, cần xuất trình phiếu xuất kho bao gồm đầy đủ thông tin như chữ ký, con dấu, số hóa đơn, số lượng hàng, tên người lái xe, số xe, ngày xuất…
- Bảo vệ thống kê, cập nhật lại vào trong sổ các thông tin liên quan đến xe, người chuyên chở hàng hóa khi ra vào.
- Bảo vệ hướng dẫn lối đi, điểm dừng, và sắp xếp thời gian ra vào hợp lệ cho hàng hóa.
- Nhắc nhở lái xe thủ các biển báo, biển hướng dẫn khi phương tiện đi vào khu vực mục tiêu đang được bảo vệ.
- Đảm bảo không có trường hợp đỗ xe sai vị trí, lưu trú qua đêm.
Trên đây là các quy trình kiểm soát hàng hóa, con người ra vào cổng đối với các công ty, nhà máy, xí nghiệp, trung tâm thương mại, siêu thị, tòa nhà,.. Ngoài sự giám sát trực tiếp của con người ra thì những giải pháp kiểm soát quy trình ra vào này còn có sự hỗ trợ thêm của các trang thiết bị, phần mềm kiểm soát hỗ trợ khác. Qua đó, sẽ giúp cho công tác này đạt được tính hiệu quả một cách tối ưu nhất.
Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn những thông tin chi tiết, hữu ích về quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào cổng mà doanh nghiệp nên tham khảo áp dụng. Nếu như bạn cần hỗ trợ hoặc sử dụng các dịch vụ bảo vệ đang được GFC Security cung cấp có thể liên hệ ngay đến số Hotline: 0778.247.113 của chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách tốt nhất nhé.
>> Xem thêm: Quy trình an ninh nhà máy như thế nào?
