Hầu hết các loại tài liệu trong công ty, doanh nghiệp có một vai trò hết sức quan trọng và cần phải được bảo quan thật kỹ lưỡng. Cũng chính vì vậy mà trong quá trình bàn giao, giao nhận các loại giấy tờ, tài liệu cần có một biên bản nhằm đảm bảo cho việc nhận & giao tài liệu đầy đủ cũng như thể hiện được tình trạng của tài liệu đó. Do đó, bạn cần phải có mẫu sổ giao nhận tài liệu để công tác bàn giao tài liệu luôn được diễn ra nhanh chóng và chính xác nhất.
Vì sao nên cần phải ghi chép việc giao nhận tài liệu?
Hiện nay, giấy tờ và sổ sách đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các công ty và doanh nghiệp. Chúng thể hiện thông tin và hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt những tài liệu cần bảo mật chặt chẽ thì chúng càng cần được chú trọng hơn. Vì vậy, bàn giao tài liệu là một hoạt động quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và an ninh của các công ty và doanh nghiệp, đặc biệt trong những ngành nghề có tính chất đặc thù.
Công tác bàn giao tài liệu cần phải có chứng cứ thể hiện rõ ràng để có thể xác định được chính xác các bên liên quan cũng như đảm bảo được tính toàn vẹn của tài liệu đó. Do đó mà các sổ giao nhận tài liệu đã được ra đời. Mẫu sổ giao & nhận các tài liệu này đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc:
- Thông qua sổ bàn giao sẽ biết được tình hình thực tế của các loại tài liệu.
- Xác định được người liên quan đến tài liệu. Điều này sẽ đảm bảo cho việc nếu như có xảy ra sự cố thì sẽ quy trách nhiệm đúng người.
- Thông qua mẫu bàn giao nhận tài liệu còn giúp cho việc quản lý các loại giấy tờ, hồ sơ được hiệu quả hơn.
- Đảm bảo cho việc tài liệu luôn được bảo quản tốt nhất, tránh tình trạng mất mát không đáng có.
Bàn giao tài liệu là một việc mà hầu hết trong các cơ quan, doanh nghiệp đều cần phải thực hiện. Để đảm bảo tính pháp lý, việc bàn giao tài liệu phải được thực hiện bằng văn bản không chỉ là lời nói. Vì vậy, mà bạn nên cần phải chuẩn bị cho mình một mẫu giấy/sổ giao nhận tài liệu chi tiết, chuẩn xác nhất để đảm bảo việc bàn giao được trở nên chuyên nghiệp hơn.
Mẫu sổ giao nhận tài liệu công ty đầy đủ, chi tiết
Mẫu sổ bàn giao các tài liệu trên thực tế có sự khác biệt giữa các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, về cơ bản để có thể thực hiện công tác bàn giao tài liệu vẫn cần phải có những thông tin cơ bản sau đây: Thời gian, người nhận, người bàn giao, thông tin chi tiết về tài liệu được bàn giao, quản lý (người làm chứng).
Một mẫu sổ giao nhận tài liệu chắc chắn sẽ giúp cho công việc trở nên đạt hiệu quả cao nhất. Cụ thể, mẫu giấy bàn giao tài liệu được sử dụng thông dụng và phổ biến nhất hiện nay như sau:
Những lưu ý khi thực hiện công tác bàn giao nhận tài liệu
Bất kỳ khi thực hiện công tác bàn giao tài liệu nào ở công ty, tổ chức hay doanh nghiệp nào đi chăng nữa thì đều cần phải có một văn bản cụ thể và chi tiết. Việc ghi chép lại cụ thể toàn bộ những công việc trong buổi bàn giao tài liệu là điều rất quan trọng. Vì vậy, để thực hiện công tác bàn giao tài liệu đạt được độ hiệu quả tốt nhất thì bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây:
- Thể hiện rõ ràng số lượng, tình trạng của tài liệu chi tiết nhất có thể.
- Các bên bàn giao phải có mặt đúng giờ để kiểm tra tài liệu lần cuối trước khi bàn giao.
- Cần có một người quản lý hoặc người làm chứng để đảm bảo hiệu quả của công việc bàn giao.
Công tác bàn giao tài liệu cần được thực hiện một cách rõ ràng, chi tiết, công tâm và khách quan nhất. Do đó khi thực hiện các thủ tục trên yêu cầu các bên cần tuân thủ đầy đủ theo các yêu cầu, tính trách nhiệm của mình trước những tài liệu được bàn giao.
Quy trình thực hiện sổ giao nhận tài liệu tại công ty, doanh nghiệp
Ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì cũng đều phải cần thực hiện việc bàn giao tài sản trong những hoàn cảnh cần thiết. Việc bàn giao giấy tờ, tài liệu sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật cũng như tính toàn vẹn của tài liệu đó. Do đó, bạn cũng phải cần nắm được quy trình triển khai thông qua các bước như sau:
- Bước 1: Sau khi các bên đã có mặt đầy đủ, bên giao cần phải kiểm tra lại tổng thể các tài liệu để có thông tin chuẩn sát nhất.
- Bước 2: Bên giao sẽ thực hiện bàn giao lại tài liệu với độ chính xác cao.
- Bước 3: Bên nhận sẽ kiểm tra lại chi tiết tổng quát các loại tài liệu và tiến hành ký vào biên bản nhận hàng.
- Bước 4: 02 bên sẽ thanh lý hợp đồng
Hiện nay việc tính toán và lên những bản kế hoạch cho việc bàn giao tài liệu là điều vô cùng quan trọng. Sở hữu cho mình được mẫu sổ giao nhận tài liệu chính xác, và đầy đủ mọi thông tin thì sẽ giúp công ty, doanh nghiệp của bạn phát an toàn hơn. Đây cũng chính là điều mà bất cứ một công ty, hay doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện.
Các tài liệu sau khi đã được bàn giao một cách chuyên nghiệp, chắc chắn thì sẽ giữ được tính bảo mật cũng như hạn chế được những sự cố có thể xảy ra. Vì vậy mà thông qua mẫu sổ này cũng phần nào đó giúp cho mỗi người khi thực hiện công việc cần phải có tính trách nhiệm hơn. Các mẫu sổ giao nhận tài liệu hiện nay cũng đã được công bố rộng khắp ở nhiều nơi. Do vậy mà các bạn cũng có thể tham khảo, cũng như lựa chọn cho mình một cách dễ dàng nhất và đảm bảo được hiệu quả trong công việc tốt nhất.
>> Xem thêm: 02 Mẫu số bàn giao ca trực bảo vệ (mới nhất 2023)
